La firma electrónica es una práctica relativamente nueva. En lugar de una “firma húmeda” de la vieja escuela, ahora puede usar señales, símbolos e incluso sonidos electrónicos para autenticar un documento.
Lamentablemente, MS Word no tiene muchas funciones integradas para generar firmas electrónicas. Sin embargo, el procesador de textos admite una amplia gama de extensiones y aplicaciones que puede utilizar en su lugar. En este artículo, le mostraremos cómo insertar su firma en Microsoft Word y le explicaremos cómo funciona la firma electrónica.
¿Cómo insertar una firma en Microsoft Word?
La buena noticia es que puede agregar firmas electrónicas en documentos de Word. La mala noticia es que solo puede adjuntarlos como archivos de imagen. A continuación, se explica cómo insertar su firma en Microsoft Word utilizando las funciones integradas:
- Firme su nombre en una hoja de papel.
- Utilice un escáner o una cámara para grabar el documento. Súbelo a su computadora y guárdelo como un archivo .jpg, .gif o .png.
- Abra el documento de MS Word. Vaya a la sección "Insertar" en la barra de menú en la parte superior de la pantalla.
- Haga clic en "Imágenes" para abrir una nueva ventana. Busque la firma escaneada en su unidad local escribiendo el nombre del archivo en el cuadro de diálogo. Haga clic para agregarlo a su documento.
- Si la firma es demasiado grande, simplemente puede editarla. Si hace clic en la imagen, aparecerá una nueva sección "Herramientas de imagen". Haga clic en la pestaña "Formato" y use "Recortar" para cambiar el tamaño. También puede ingresar la altura y el ancho manualmente en los pequeños cuadros de diálogo en el lado derecho.
En caso de que necesite incluir información adicional en la firma, puede utilizar la función Quick Parts. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
- Escriba su dirección de correo electrónico, número de teléfono o puesto de trabajo debajo de la imagen de la firma.
- Use su cursor para resaltar tanto la imagen como la información agregada.
- En el menú de arriba, abra la sección "Insertar". Haga clic en la pestaña "Piezas rápidas".
- Haga clic en la opción "Guardar selección en la galería de piezas rápidas" para abrir una nueva ventana.
- Junto a la palabra "Nombre", escriba el título de su firma.
- Marque la casilla "Galería" debajo. Debería leer "Texto automático". Si no es así, seleccione esa opción del menú desplegable.
- Complete el proceso haciendo clic en "Aceptar".
- Ahora que su firma está lista, coloque el cursor donde desea insertarla.
- Vaya a Insertar> Partes rápidas> Texto automático.
- Elija su firma de la lista de bloques.
¿Que es una asignatura digital?
A diferencia de las firmas electrónicas normales, las firmas digitales tienen un código de autenticación que es único para cada individuo. La criptografía incrustada garantiza la seguridad e integridad del documento.
Legalmente hablando, las firmas digitales se reconocen como identificación válida. Por supuesto, eso puede variar según las leyes de un país determinado.
Es una práctica común utilizar firmas digitales en la mayoría de las industrias. Las empresas los incluyen en su identificación corporativa, dirección de correo electrónico y PIN de teléfono.
También es posible que deba crear una firma digital en su vida diaria. A continuación, se muestra una lista de documentos que generalmente requieren una firma digital:
- Un contrato inmobiliario (contrato de cierre incluido).
- Una solicitud de hipoteca.
- Un contrato de compraventa.
- Un acuerdo de proveedor.
- Un contrato de contratación.
¿Cómo eliminar firmas digitales de Word o Excel?
Puede eliminar la firma de su documento u hoja de cálculo en solo unos sencillos pasos. A continuación, se explica cómo eliminar firmas digitales de Word o Excel:
- Vaya a la página de inicio de MS Word / Excel y seleccione el documento o la hoja de cálculo que contiene su firma.
- Coloque el cursor en la línea de la firma y haga clic derecho sobre ella.
- Aparecerá un menú desplegable. Seleccione "Eliminar firma" de la lista de opciones.
- Confirme con "Sí".
¿Cómo firmar la línea de firma en Word o Excel?
Las líneas de firma son una herramienta incorporada en MS Word. Marcan el lugar donde firmar el documento. A continuación, le indicamos cómo agregar líneas de firma a MS Word:
- Coloque el cursor donde desea firmar el documento.
- Haga clic en la sección "Insertar" en la barra de menú de arriba.
- Vaya a Texto> Línea de firma> Línea de firma de Microsoft Office.
- Aparecerá una pequeña ventana emergente. Escriba el nombre, cargo y dirección de correo electrónico (opcional) del firmante en las casillas correspondientes.
- Confirme con "Aceptar".
Si es el firmante, a continuación se explica cómo firmar la línea de firma en Word o Excel:
- Abra el documento de Word o la hoja de cálculo de Excel. Asegúrese de habilitar la edición. Si la "Vista protegida" está activada, haga clic en "Editar de todos modos".
- Mueva el cursor a la línea de la firma y haga clic derecho para abrir un menú desplegable.
- De la lista de opciones, elija "Firmar".
- Si su firma está guardada como una imagen, haga clic en "Seleccionar imagen". Utilice el cuadro de diálogo "Seleccionar imagen de firma" para ubicar el archivo en su computadora. Haga clic en "Seleccionar" para cargarlo en MS Word.
- En caso de que tenga una versión impresa, simplemente escriba su nombre junto a la letra "X".
- Haga clic en "Firmar" para insertar la firma.
¿Cómo agregar una firma en Word con el complemento PandaDoc?
Si no tiene acceso a un escáner, puede usar una extensión de firma electrónica en su lugar. PandaDoc es un complemento extremadamente popular debido a su interfaz fácil de usar y una amplia gama de herramientas. Puede obtenerlo en Microsoft Azure Marketplace. A continuación, se explica cómo agregar una firma en Word con el complemento PandaDoc:
- Abra su navegador y vaya a Microsoft Azure Marketplace.
- Utilice la barra de búsqueda para encontrar el complemento de PandaDoc. Haga clic en el botón "Consígalo ahora" debajo del logotipo para instalar.
- Cree una cuenta y permita que PandaDoc acceda a los archivos de su computadora.
- Sube el documento de Word a PandaDoc.
- Hay dos opciones para elegir, según quién esté firmando el documento. Si es el firmante, elija "Documento autofirmado". De lo contrario, haga clic en "Solicitar firmas".
- Para insertar su firma, haga clic en el pequeño icono "+" en el lado derecho. Busque la sección "Firma" y haga clic para abrirla.
- PandaDoc le permite dibujar o escribir su firma, o cargar una imagen preexistente. Elija una opción y luego haga clic en "Finalizar documento".
PandaDoc guardará automáticamente su firma para que pueda seguir utilizándola. Simplemente haga clic en el campo "Firma" y arrástrelo y suéltelo en el documento.
¿Cómo agregar una firma en Word con la aplicación PandaDoc?
También puede descargar la aplicación PandaDoc y utilizarla para firmar documentos electrónicamente con su teléfono. Está disponible para dispositivos iOS y Android. A continuación, se explica cómo agregar una firma en Word con la aplicación PandaDoc:
- Abra la aplicación e inicie sesión en su cuenta.
- Haga clic en el cuadro "Nuevo documento". Abra la pestaña "Subir" y arrastre un nuevo archivo con el cursor. Si el documento ya está guardado en la aplicación, aparecerá en la lista de archivos locales.
- Haga clic en "Mostrar como" y abra el documento en el programa de edición.
- Seleccione el campo "Firma" del panel en el lado derecho. Arrástrelo y suéltelo en su documento.
- Firme el documento escribiendo, dibujando o cargando una imagen.
- Haga clic en "Completar" para descargar la versión firmada del archivo.
Preguntas frecuentes adicionales
¿Cómo se hace una firma de correo electrónico en Microsoft Word?
Puede usar Word para crear una plantilla de firma para su cuenta de correo electrónico. Esto funciona bien si desea incluir información adicional, como su número de teléfono, dirección de correo electrónico y cargo actual. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
1. Vaya a Insertar> Texto> Línea de firma.
2. Escriba la información del firmante. Haga clic en Aceptar."
3. Haga clic en la línea de la firma en el documento. Vaya a Insertar> Imagen. Elija la imagen que contiene la firma.
4. Copie la plantilla a su correo electrónico.
Si desea más opciones de plantilla, puede descargar la Galería de firmas de correo electrónico de Microsoft en su computadora.
¿Cómo inserto una firma en Word de forma gratuita?
Puede insertar una firma en Word de forma gratuita utilizando un escáner o la cámara de un teléfono. Simplemente tome una foto de su firma manuscrita y cárguela en su PC. Abra el documento de Word y agregue la imagen usando la función "Insertar".
Otra forma de hacerlo es instalando complementos en su navegador. La mayoría de las extensiones de firma electrónica ofrecen un período de prueba gratuito. Solo recuerde cancelar su suscripción a tiempo; de lo contrario, se le cobrará en el próximo ciclo de facturación.
¿Cómo firmo electrónicamente un formulario en Word?
Si desea firmar electrónicamente un formulario en Word, puede usar las funciones integradas. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
1. Abra el formulario y coloque el cursor en la línea de la firma.
2. Vaya a Insertar> Imagen.
3. Examine sus archivos. Seleccione la imagen que contiene su firma.
Recuerde, debe cargar una foto de su "firma húmeda" antes de abrir el documento.
También puede utilizar un complemento para firmar electrónicamente un formulario. Simplemente busque uno que sea compatible con su versión de MS Office.
Si el formulario está en PDF, debe convertirlo en un documento de Word. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
1. Abra su navegador y escriba "pdf to word converter" en el motor de búsqueda.
2. Haga clic en uno de los resultados. Sube tu archivo PDF y haz clic en "Convertir".
3. Descargue el archivo una vez finalizado el proceso.
¿Cómo escribo mi firma en un documento de Word?
No puede escribir su firma en un documento de Microsoft Word. A diferencia de otros procesadores de texto, no tiene una herramienta de dibujo incorporada que le permita hacer eso. Si quiere que su firma aparecer escrito, tienes que insertarlo como una imagen.
Sin embargo, ciertos complementos le permiten firmar sus documentos usando el mouse de su computadora. Por ejemplo, puede utilizar PandaDoc para dibujar su firma en un documento de Word. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
1. Abra el documento en PandaDoc.
2. Haga clic en el botón "Firma" en el panel del lado derecho.
3. Cuando se le pregunte cómo desea insertar la firma, elija "Dibujar".
4. Utilice el mouse de su computadora para escribir su nombre en el documento.
¿Cómo creo una firma digital?
Hay varios complementos y aplicaciones que le permiten crear una firma digital. Uno de los más populares es DocuSign. Es compatible con todas las aplicaciones de Microsoft Office, incluido MS Word. A continuación, le indicamos cómo firmar documentos digitalmente con DocuSign:
1. Cuando necesita firmar digitalmente un documento, normalmente recibe una solicitud por correo electrónico. Copie la URL y abra el documento en DocuSign.
2. Acepte los términos y condiciones.
3. Aparecerá una lista de etiquetas instructivas. Siga los pasos cuidadosamente para completar el proceso.
Puede tomar nuestra palabra
Cuando se trata de crear su firma electrónica, MS Word se queda un poco corto en comparación con Google Docs. Tiene funciones integradas limitadas. También requiere que tenga acceso a un escáner o una cámara.
Afortunadamente, no hay escasez de complementos de firma electrónica que sean compatibles con las aplicaciones de Microsoft Office. Algunas extensiones, como PandaDoc, incluso tienen aplicaciones móviles disponibles tanto para iOS como para Android.
¿Cuál cree que es la mejor manera de insertar una firma electrónica en un documento de Word? ¿Tiene una aplicación para la firma electrónica? Comente a continuación y háganos saber si existe una mejor manera de firmar digitalmente documentos de Word.
