Cuando se trabaja en una hoja de Google con diferentes colaboradores, es fundamental realizar un seguimiento de todos los cambios. De esa manera, todos pueden consultar nueva información y mantenerse actualizados.
El seguimiento y la gestión de cambios en Google Sheets es bastante sencillo. Hay diferentes formas de hacerlo habilitando diferentes funciones o usando un complemento. Explorémoslos.
Seguimiento de cambios habilitando reglas de notificación
La característica interesante que existe en Google Sheets "Reglas de notificación" le permite estar siempre informado de los cambios realizados en el documento. Una vez que lo habilite, recibirá correos electrónicos cada vez que haya un cambio en la hoja. Puede decidir si desea recibir notificaciones cada vez que alguien realiza un cambio u obtener un resumen de todas las ediciones.
Veamos cómo hacer esto:
- Abra la hoja que necesita y busque "Herramientas".
- Desplácese hacia abajo y haga clic en "Reglas de notificación".
- Seleccione "Se realizan los cambios".
- A continuación, en "Notificarme con ...", elija entre recibir correos electrónicos de inmediato o obtener un resumen diario.
- Clic en Guardar".
Seguimiento de cambios habilitando el historial de versiones
Otro método útil para realizar un seguimiento de los cambios en Google Sheets es habilitar el "Historial de versiones". Esta función ofrece una descripción general de todas las ediciones, junto con detalles como quién hizo las ediciones y cuándo. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
- Abra la hoja que necesita y navegue hasta "Archivo".
- En el menú desplegable, seleccione "Historial de versiones" y haga clic en "Ver historial de versiones".
Habrá una barra en el lado derecho de la hoja que muestra los nombres de los editores en diferentes colores. Ahora, todos los cambios nuevos se resaltarán en un color que representa a la persona que realizó los cambios.
Seguimiento de cambios con Sheetgo
Hay un complemento llamado Sheetgo que le permite rastrear fácilmente los cambios en sus Hojas de cálculo de Google y hacer que los datos se importen automáticamente todos los días. Primero, tendrás que instalar el complemento. Luego, debe abrir la hoja donde desea realizar un seguimiento de los cambios diarios y la que tiene los datos necesarios. A continuación, le indicamos cómo comenzar a usar el complemento:
- Vaya a "Complementos".
- En el menú desplegable, seleccione "Sheetgo" y luego "Iniciar".
- Se abrirá automáticamente una barra en el lado derecho de la hoja.
Ahora que lo hizo, veamos cómo importar datos de la hoja actual a aquella en la que desea realizar un seguimiento de los cambios.
- Navegue hasta la hoja donde desea importar los datos.
- Haga clic en el botón "Iniciar conexión" y luego en "Importar datos".
- Podrás ver diferentes hojas, así que selecciona la que necesites.
- Una vez que haga clic en él, verá la opción "Configuración".
- Expanda la pestaña "Configuración" y verá diferentes opciones.
Una vez que realice estos pasos, también tendrá que habilitar "Agregar datos" para finalizar el proceso. Al hacerlo, el complemento agrega automáticamente los datos debajo de los datos importados previamente. También debe marcar "Habilitar formato de transferencia" para que ambas hojas se vean iguales.
Puede elegir asignar un nombre a la conexión para futuras referencias. En la sección "Actualización automática", puede decidir con qué frecuencia y a qué hora desea que se realice la importación de datos. Habilitar esta opción y seleccionar la frecuencia de las importaciones de datos le permite obtener actualizaciones diarias de los cambios.
Finalmente, haga clic en “Finalizar” para finalizar el proceso. Los nuevos datos ahora se agregarán a diario debajo del existente. Todos los días que abra la hoja, obtendrá información actualizada, lo que le permitirá realizar un seguimiento de los cambios.
Este complemento es útil ya que solo requiere una conexión única. Una vez que lo haga, podrá mantenerse al día con los cambios en sus Hojas de cálculo de Google de forma automática y diaria.
Nota: Puede decidir desactivar la "Actualización automática" o cambiar la frecuencia con la que desea que se importen los datos. Consulte la sección anterior si desea hacer eso.
Realice un seguimiento de los cambios habilitando el "formato condicional"
Una representación visual de los cambios puede ser una forma muy sencilla de realizar un seguimiento de todas las ediciones. Hay una opción en Hojas de cálculo de Google para hacerlo, solo tiene que habilitarla. Así es como puede hacerlo:
- Seleccione todos los datos (las celdas) donde le gustaría usar formato condicional.
- Vaya a "Formato" y busque "Formato condicional".
- En el menú desplegable, en "Reglas de formato", verá "Reglas de formato si ...".
- Aquí tendrás que seleccionar "No está vacío".
- A continuación, en "Estilo de formato" puede elegir el color de fondo o la fuente de las letras.
- Haga clic en "Listo".
Supongamos que elige azul como color de fondo. Si una persona ingresa datos o realiza cambios en las celdas formateadas, la celda donde lo hacen se vuelve azul. ¡Simple como eso!
Realice un seguimiento de los cambios habilitando el "Historial de celda"
Si desea realizar un seguimiento de los cambios realizados en una sola celda, puede hacerlo habilitando la nueva opción "Historial de celda". Esto le permite ver el nombre del colaborador que realizó el cambio y la marca de tiempo del cambio. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
- Haga clic derecho en la celda y haga clic en "Mostrar historial de edición".
- Verá las flechas que puede mover de izquierda a derecha para ver las ediciones.
¡Felicidades!
Ahora no tendrá problemas para activar el seguimiento de cambios en Hojas de cálculo de Google. Existen varios métodos para hacerlo. Puede habilitar "Reglas de notificación", "Historial de versiones", "Formato condicional", "Historial de celdas" u obtener un complemento como Sheetgo.
¿Has probado alguno de los métodos antes? ¿Cuál funciona mejor para ti? Háganos saber en los comentarios a continuación.
