Los estados de diferentes colores en Skype Empresarial permiten que sus contactos sepan cuándo está fuera de la oficina y su nivel de disponibilidad. Si necesita saber cómo hacer esto, se lo mostraremos en este artículo.
Primero, lo guiaremos a través de la configuración de un fuera de la oficina con respuestas automáticas en Windows 10; luego, cómo incluir más información configurando su disponibilidad en Skype. Además, dado que la versión para Mac de Skype Empresarial actualmente no obtiene información del calendario de Outlook, le mostraremos los pasos para una solución alternativa.
Opción 1: Sincronizar MS Outlook con Skype Empresarial (Punto morado con respuestas automáticas)
Configurar un fuera de la oficina con respuesta automática en Windows
Antes de configurar su fuera de la oficina con respuestas automáticas, debe verificar qué tipo de cuenta de Outlook tiene, ya que esto dependerá de los pasos que deba seguir:
- En Outlook, haga clic en "Archivo"> "Configuración de la cuenta".
- Seleccione "Configuración de la cuenta" y luego marque la columna "Tipo":
- Si está utilizando un correo electrónico del trabajo, entonces su cuenta será Microsoft Exchange.
- Si es un correo electrónico personal como Gmail, su cuenta será IMAP o POP3.
- Si está utilizando un correo electrónico del trabajo, entonces su cuenta será Microsoft Exchange.
Para configurar una respuesta automática fuera de la oficina para una cuenta de Microsoft Exchange:
- Inicie Outlook y luego seleccione "Archivo"> "Respuestas automáticas".
- En el cuadro "Respuestas automáticas", haga clic en "Enviar respuestas automáticas".
- Puede establecer un intervalo de fechas para sus respuestas automáticas que se detendrá al finalizar la hora; de lo contrario, deberá desactivarlo manualmente.
- Utilice la opción "Reglas y alertas" para configurar su fuera de la oficina si la opción "Respuestas automáticas" no está allí.
- Puede establecer un intervalo de fechas para sus respuestas automáticas que se detendrá al finalizar la hora; de lo contrario, deberá desactivarlo manualmente.
- Ingrese la respuesta que desea enviar mientras está ausente en la pestaña "Dentro de mi organización".
- La opción "cualquier persona ajena a mi organización" enviará su respuesta automática a cada correo electrónico.
- La opción "cualquier persona ajena a mi organización" enviará su respuesta automática a cada correo electrónico.
- Haga clic en "Aceptar" para guardar.
Para crear un mensaje de fuera de la oficina para su cuenta IMAP o POP3:
- Inicie Outlook y luego seleccione "Archivo" para mostrar las opciones de información de su cuenta.
- Seleccione "Mensaje nuevo".
- Complete el asunto y la respuesta de su plantilla.
- Haga clic en "Archivo" y luego en "Guardar como".
- Ingrese el nombre de su plantilla en el menú desplegable "Guardar como tipo"; luego haga clic en "Plantilla de Outlook (* .oft)".
- Elija la ubicación y luego "Guardar".
Para crear la regla de fuera de la oficina:
- Haga clic en "Archivo"> "Administrar reglas y alertas".
- En la pestaña "Reglas de correo electrónico" en el cuadro "Reglas y alertas", seleccione "Nueva regla".
- Seleccione "Aplicar regla en el mensaje que recibo" debajo de "Comenzar desde una regla en blanco" y luego "Siguiente".
- Deje las opciones de los Pasos 1 y 2 sin modificar para responder a todos sus mensajes y luego "Siguiente".
- Haga clic en "Sí" para confirmar la regla para todos los mensajes.
- Debajo del "Paso 1: seleccione las acciones"; luego haga clic en "responder usando una plantilla específica".
- Debajo del "Paso 2: Edite la descripción de la regla", seleccione el texto resaltado para una "plantilla específica".
- Seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" de la opción "Seleccionar una plantilla de respuesta" en "Buscar en".
- Haga clic en su plantilla y luego en "Abrir"> "Siguiente".
- Agregue las excepciones requeridas y luego "Siguiente".
- Ahora llame a su regla con algo, por ejemplo, Fuera de la oficina.
- Si desea iniciar sus respuestas automáticas ahora, deje marcada la opción "Activar esta regla" y luego "Finalizar"; de lo contrario, desmarque la opción hasta que esté listo.
Nota: Mientras esté fuera, deberá dejar Outlook en ejecución para enviar las respuestas automáticas.
Para activar la regla:
- Haga clic en "Archivo"> "Administrar reglas y alertas".
- En "Reglas de correo electrónico" en "Reglas y alertas", busque su regla y, a la izquierda, marque la casilla y "Aceptar".
Finalmente, configure su presencia en "Activa" en Skype:
Siempre que uno de tus contactos de Skype te busque, verá un pequeño punto morado junto a tu nombre. Esto confirma que está fuera de la oficina, pero todavía está disponible y listo para hablar.
- Inicie sesión en Skype y seleccione su foto de perfil en "Chats".
- Haga clic en su estado actual y luego seleccione "Activo".
Configurar un estado de Skype fuera de la oficina y "activo" en Mac
Nota: Skype Empresarial en Mac actualmente no ofrece detalles de presencia basados en un calendario de Outlook. Como solución alternativa, puede establecer su estado en "Activo" con un mensaje de estado de fuera de la oficina:
- Inicie sesión en Skype y haga clic en su foto.
- Seleccione "Disponible" en la flecha desplegable debajo de su nombre.
Luego, para agregar su mensaje de estado:
- Haz clic en tu foto y luego selecciona "Haz clic para agregar un mensaje de estado".
- Escriba un mensaje, p. Ej., "Actualmente estoy desconectado ... -… .. Por favor envíeme un mensaje de texto ".
- Para eliminar el mensaje, simplemente haga clic en él y luego presione "Eliminar".
Cuando sus colegas lo busquen en sus contactos de Skype, verán que está fuera de la oficina y disponible.
Opción 2: sincronizar el calendario de MS Outlook con Skype (flecha con un círculo morado)
Configurar un Fuera de la oficina con / sin respuesta automática en Windows
Antes de configurar su fuera de la oficina, debe verificar qué tipo de cuenta de Outlook tiene, ya que esto dependerá de los pasos que debe seguir:
- En Outlook, haga clic en "Archivo"> "Configuración de la cuenta".
- Seleccione "Configuración de la cuenta" y luego marque la columna "Tipo":
- Si está utilizando un correo electrónico del trabajo, entonces su cuenta será Microsoft Exchange.
- Si es un correo electrónico personal como Gmail, su cuenta será IMAP o POP3.
- Si está utilizando un correo electrónico del trabajo, entonces su cuenta será Microsoft Exchange.
Para configurar una respuesta automática fuera de la oficina para una cuenta de Microsoft Exchange:
- Inicie Outlook y luego seleccione "Archivo"> "Respuestas automáticas".
- En el cuadro "Respuestas automáticas", haga clic en "Enviar respuestas automáticas".
- Puede establecer un intervalo de fechas para sus respuestas automáticas que se detendrá al finalizar la hora; de lo contrario, deberá desactivarlo manualmente.
- Utilice la opción "Reglas y alertas" para configurar su fuera de la oficina si la opción "Respuestas automáticas" no está allí.
- Puede establecer un intervalo de fechas para sus respuestas automáticas que se detendrá al finalizar la hora; de lo contrario, deberá desactivarlo manualmente.
- Ingrese la respuesta que desea que se le envíe mientras está ausente en la pestaña "Dentro de mi organización". También puede dejar la respuesta en blanco.
- La opción "cualquier persona ajena a mi organización" enviará su respuesta automática a cada correo electrónico. Si desea dejar la respuesta en blanco, Outlook recomienda seleccionar "Solo mis contactos".
- Haga clic en "Aceptar" para guardar.
Para crear un mensaje de fuera de la oficina para su cuenta IMAP o POP3:
- Inicie Outlook y luego seleccione "Archivo" para mostrar las opciones de información de su cuenta.
- Seleccione "Mensaje nuevo".
- Complete el asunto y la respuesta de su plantilla.
- Haga clic en "Archivo" y luego en "Guardar como".
- Ingrese el nombre de su plantilla en el menú desplegable "Guardar como tipo"; luego haga clic en "Plantilla de Outlook (* .oft)".
- Elija la ubicación y luego "Guardar".
Para crear la instrucción fuera de la oficina:
- Haga clic en "Archivo"> "Administrar reglas y alertas".
- En la opción "Reglas de correo electrónico" en el cuadro "Reglas y alertas", seleccione "Nueva regla".
- Seleccione "Aplicar regla en el mensaje que recibo" debajo de "Comenzar desde una regla en blanco" y luego "Siguiente".
- Deje "Pasos 1 y 2 opciones sin cambios para responder a todos sus mensajes y luego" Siguiente ".
- Haga clic en "Sí" para confirmar la regla para todos los mensajes.
- Debajo del "Paso 1: seleccione las acciones"; luego haga clic en "responder usando una plantilla específica".
- Debajo del "Paso 2: Edite la descripción de la regla", seleccione el texto resaltado para una "plantilla específica".
- Seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" de la opción "Seleccionar una plantilla de respuesta" en "Buscar en".
- Haga clic en su plantilla y luego en "Abrir"> "Siguiente".
- Agregue las excepciones requeridas y luego "Siguiente".
- Ahora llame a su regla con algo, por ejemplo, Fuera de la oficina.
- Si desea que sus respuestas automáticas comiencen ahora, deje marcada la opción "Activar esta regla" y luego "Finalizar" o desmarque la opción cuando esté listo.
Nota: Mientras esté fuera, deberá dejar Outlook activo para enviar las respuestas automáticas.
Para activar la regla:
- Haga clic en "Archivo"> "Administrar reglas y alertas".
- En "Reglas de correo electrónico" en "Reglas y alertas", busque su regla, luego marque la casilla a la izquierda y luego "Aceptar".
Finalmente, configure su presencia en "Fuera del trabajo" en Skype:
Siempre que uno de tus contactos de Skype te busque, verá una pequeña flecha violeta que apunta a la izquierda y un punto junto a tu nombre. Esto confirma que está fuera de la oficina y "Fuera del trabajo"; por lo tanto, inactivo.
- Inicie sesión en Skype y seleccione su foto de perfil en "Chats".
- Haga clic en su estado actual y luego seleccione "Fuera del trabajo".
Configurar un estado de Skype "Fuera de la oficina y" Fuera del trabajo "en Mac
Nota: Skype Empresarial en Mac actualmente no ofrece detalles de presencia basados en un calendario de Outlook. Como solución alternativa, puede establecer su estado en "Fuera del trabajo" con un mensaje de estado fuera de la oficina:
- Inicie sesión en Skype y haga clic en su foto.
- Seleccione "Fuera del trabajo" en la flecha desplegable debajo de su nombre.
Luego, para agregar su mensaje de estado:
- Haz clic en tu foto y luego selecciona "Haz clic para agregar un mensaje de estado".
- Escriba un mensaje, p. Ej., "Actualmente estoy desconectado ... y volveré… ”
- Para eliminar el mensaje, simplemente haga clic en él y luego presione "Eliminar".
Cuando sus colegas lo busquen en sus contactos de Skype, verán que no está en la oficina y no está disponible.
Preguntas frecuentes sobre Skype fuera de la oficina
¿Por qué se sigue mostrando mi estado de Skype "Fuera de la oficina"?
Cuando la opción "Mostrar mi información de fuera de la oficina a los contactos" está marcada en "Herramientas"> "Opciones"> "Personal", su estado de fuera de la oficina seguirá mostrándose incluso cuando esté desactivado en Outlook.
Si este no es el caso, intente comunicarse con el equipo de soporte técnico de Microsoft para obtener ayuda.
¿Puedo desactivar el estado Fuera de la oficina con Skype en lugar de Outlook?
Skype usa la información de su calendario de Outlook para actualizar su estado; por lo tanto, deberá apagar su fuera de la oficina a través de Outlook.
Mostrar su estado fuera de la oficina en Skype
La herramienta de mensajería instantánea de Skype Empresarial utiliza la información de su calendario de Outlook para informar a sus contactos de Skype sobre su estado. Esto es útil para que sus contactos vean de un vistazo si está fuera de la oficina y disponible o fuera de la oficina y no disponible.
Ahora que le mostramos los pasos para esto, lo configuramos correctamente. ¿Funcionó como se esperaba? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.
