Google ofrece a sus usuarios un servicio en línea, Google Docs, que les permite crear, compartir y guardar una variedad de documentos. El hecho de que los documentos estén en línea hace que los esfuerzos de colaboración sean un poco más fluidos y eficientes entre varios participantes. Puede proporcionar acceso a cualquier usuario con un correo electrónico, Gmail o de otro tipo, para que participe en un documento en particular. Los invitados pueden hacer algunas cosas diferentes dependiendo de los permisos de acceso otorgados.
Editar – Proporcionar este permiso le da al destinatario la posibilidad de realizar cambios en el documento. Los usuarios que pueden editar también pueden comentar y ver el documento.
Comentario – Aquellos con este permiso pueden dejar comentarios en el documento, pero no pueden editar el documento en sí.
Vista – Los usuarios que pueden ver solo tienen acceso con fines de observación. No pueden editar ni dejar comentarios.
A veces, aquellos a quienes les ha otorgado acceso con el Editar permiso, puede causar problemas imprevistos dentro del documento o decidir abandonar el proyecto por cualquier motivo. Cuando ocurre algo como esto, es natural querer revocar los permisos del documento.
Si está buscando eliminar a alguien para que no participe en su documento compartido, este artículo lo tiene cubierto. Revisaré lo que se necesita para retirar el acceso de un usuario, negarle un enlace al proyecto, eliminar un proyecto con otros usuarios adjuntos y evitar que los usuarios involucrados descarguen, copien y compartan el documento con otros.
Eliminar usuarios de un documento de Google compartido
Hay dos formas de compartir un documento de Google con otros usuarios en línea; invitación por correo electrónico o enlace directo. La forma en que se invitó a alguien será importante para la forma en que lo inicie.
Dejar de compartir con usuarios invitados:
- Abra Google Docs o Google Drive en su navegador de Internet. Se prefiere Google Chrome por razones obvias, pero cualquier navegador debería servir.
- Seleccione y resalte el archivo o carpeta en Google Drive que está compartiendo. Para Google Docs, deberá abrir el archivo compartido directamente.
- El Cuota El icono diferirá dependiendo de cómo haya decidido seleccionar el archivo o la carpeta.
- En Google Drive, el Cuota El icono parece una silueta humana con un signo + al lado y está ubicado en el extremo derecho del menú desplegable "Mi unidad" en la parte superior.
- Con Google Doc abierto, puede encontrar el azul Cuota cerca de la parte superior derecha de la pantalla.
- En Google Drive, el Cuota El icono parece una silueta humana con un signo + al lado y está ubicado en el extremo derecho del menú desplegable "Mi unidad" en la parte superior.
- En la ventana emergente "Compartir con personas y grupos", busque el usuario al que desea eliminar los permisos para compartir.
- Junto a la persona que desea excluir del documento, coloque el cursor sobre y haga clic en Eliminar.
- Finalice el proceso haciendo clic en Ahorrar.
Deja de compartir el enlace:
- Nuevamente, abra e inicie sesión en Google Drive o Google Docs en el navegador web que elija.
- Seleccione o abra el archivo o carpeta que se comparte.
- Abra la ventana "Compartir con personas y grupos" haciendo clic en el Cuota icono o botón azul Compartir.
- Haga clic en "Cambiar" en la sección Obtener enlace.
- Si desea denegar el acceso a través del enlace a todas las personas que no sean las que elija específicamente, seleccione "Restringido" y luego haga clic en Listo.
- Si recientemente colocó el enlace en la web para consumo público, significa que el enlace se puede descubrir mediante una búsqueda en Google. En esta ventana, puede cambiarla para permitir que solo aquellos con el enlace o aquellos específicamente autorizados sean los únicos usuarios que puedan acceder al documento.
- Para limitar el acceso a aquellos con el enlace, elija "Cualquiera con el enlace". A continuación, puede cambiar los permisos de acceso a "Visor", "Comentarista" o "Editor".
- Para limitar el acceso solo a aquellos que han sido invitados, elija "Restringido".
- Hacer clic Hecho cuando esté terminado.
Al restringir su enlace, solo usted y aquellos con cuyo correo electrónico se ha compartido Google Doc pueden ver el documento.
Evite que su archivo compartido se comparta con otros
Cualquiera con Editar Access puede optar por compartir el archivo con quien desee. Si prefiere ser el único que puede compartir el archivo (como propietario):
- En la ventana "Compartir con personas y grupos", haz clic en el Icono de engranaje en la esquina superior derecha.
- Debajo de la sección "Configuración para compartir con personas", encontrará una casilla de verificación marcada como "Los editores pueden cambiar los permisos y compartir".
- Desmarque la casilla y presione la flecha hacia atrás.
- Hacer clic Hecho.
Si está tratando de evitar que esto suceda en una carpeta, solo se aplicará a la carpeta y no al contenido que contiene. Deberá aplicar este cambio a cada archivo que desee que tenga esta configuración en su lugar.
Prohibir la descarga e impresión de un archivo compartido
Puede hacerlo de modo que nadie, excepto aquellos con el Editar permiso, puede descargar o imprimir su archivo compartido. Google permite a los usuarios que tienen acceso a su archivo compartido la capacidad de compartirlo con otros, agregar o eliminar a otros usuarios y copiar, imprimir o descargar el archivo. Esta es la configuración predeterminada.
Para evitar que esto suceda:
- En la ventana "Compartir con personas y grupos", haz clic en el Icono de engranaje en la esquina superior derecha.
- Debajo de la sección "Compartir con la gente", encontrará una casilla de verificación marcada como "Los espectadores y los comentaristas pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar".
- Desmarque la casilla y presione la flecha hacia atrás.
- Hacer clic Hecho.
Esto no impedirá que los comentaristas y espectadores usen un programa de captura de pantalla para copiar lo que está visible en el documento. La única forma de hacerlo es eliminar la disponibilidad del documento para esos usuarios.
Eliminar un archivo compartido cuando usted es el propietario (o no)
Es posible que exista la posibilidad de que ya no desee estar a cargo de un documento de Google y desee lavarse las manos de todo. Solo sepa que si no es el propietario, todos los usuarios que actualmente tienen acceso al archivo seguirán teniendo acceso después de que usted se haya ido. Si eres el propietario, todos los usuarios que actualmente tienen acceso al archivo aún podrán abrirlo siempre que no se haya eliminado de forma permanente.
Para sacarte de un documento de Google:
- Abra Google Docs o Google Drive en su navegador web.
- Si está en Google Drive, puede eliminar una carpeta o archivo resaltándolo y haciendo clic en el Contenedor de basura icono hacia la parte superior derecha de la pantalla. También puede hacer clic con el botón derecho en el archivo o carpeta y seleccionar Eliminar del menú.
- Si está en Google Docs, haga clic con el botón izquierdo en el Más icono (puntos triples) ubicado en el lado derecho del documento que desea eliminar. En el menú, seleccione Eliminar.
Esto colocará el archivo o carpeta en su papelera. El archivo o la carpeta aún no se elimina de forma permanente, aunque la papelera se eliminará automáticamente cada 30 días. Incluso si el documento se elimina de forma permanente, tendrá 25 días para reclamarlo si es necesario.
Si planeas eliminar un documento de Google de forma permanente, sería mejor ceder la propiedad a otro de los colaboradores. Eso es a menos que quieras que desaparezca para siempre.
