Cuando muchos usuarios necesitan ingresar datos en una hoja de Google compartida, a menudo puede crear confusión. Aquí es donde las listas desplegables pueden ser de gran ayuda.
Si no desea que sus compañeros de equipo escriban entradas al azar, cometan errores tipográficos o estropeen una fórmula, puede validar sus entradas creando una lista desplegable para que elijan.
En este artículo, le mostraremos todo lo que necesita saber sobre esta función útil y que le permite ahorrar tiempo.
Uso de la validación de datos para insertar una lista desplegable en una celda de Hojas de cálculo de Google
Una vez que haya abierto la hoja en la que está trabajando, insertar una lista desplegable es fácil:
- Elija la celda en la que le gustaría insertar una lista desplegable.
- Haz clic derecho en la celda.
- Haga clic en "Validación de datos"> "Criterios".
- Elija entre "Lista de elementos" o "Lista de un rango", lo que funcione para usted.
- Si ha elegido "Lista de elementos", inserte los elementos correspondientes. Asegúrese de que estén separados por comas y sin espacios.
- Si eligió "Lista de un rango", seleccione las celdas que le gustaría incluir en la lista desplegable.
- Marque el campo "Mostrar lista desplegable en celda" (la lista no aparecerá de otra manera) para permitir que aparezca una flecha hacia abajo.
- Clic en Guardar".
Si desea que los usuarios puedan escribir, desmarque el campo "Mostrar lista desplegable en la celda". Para evitar que las personas escriban elementos no válidos, seleccione "Rechazar entrada".
Si desea agregar una lista desplegable a varias celdas:
- Resáltelos todos seleccionando el "Rango de celda" o simplemente selecciónelos con el mouse o el teclado.
- Repita los pasos descritos anteriormente.
También existe la opción de permitir que sus colaboradores ingresen sus datos, pero verán una advertencia si ingresan algo no válido. En ese caso, debe elegir la opción "Mostrar advertencia". Alternativamente, puede seleccionar la opción "Rechazar entrada" y no permitir ingresar nada que no esté en su lista de elementos.
Para modificar una lista desplegable, simplemente siga estos pasos:
- Haga clic en la celda que desea modificar.
- Haga clic en "Datos"> "Validación de datos".
- Busque las entradas enumeradas y edítelas, y luego haga clic en "Guardar".
Para eliminar una lista desplegable:
- Haga clic en la celda que desea modificar.
- Haga clic en "Datos"> "Validación de datos"
- Elija "Eliminar validación".
¿Qué es la validación de datos?
La validación de datos es una opción en Google Sheets que le ayuda a organizar sus datos mediante la validación de elementos. Puede acceder a él haciendo clic en "Datos" en el menú principal y luego seleccionando "Validación de datos". La mayoría de las veces, se usa para crear listas desplegables dentro de diferentes celdas. También le permite modificar el contenido y el diseño de cualquier lista dada.
Una de las formas de validar los datos es aplicar criterios que permitan a los usuarios ingresar un tipo predefinido de datos, como números, fechas o listas de elementos.
- En el menú de Validación de datos, haga clic en "Criterios".
- Marque el tipo o tipos apropiados de elementos que desea que ingresen sus compañeros de equipo.
- Si lo desea, puede agregar elementos exactos, como números, fórmulas, fechas o palabras, en el cuadro de entrada.
- Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar".
Trabajar con listas desplegables
La próxima vez que usted, o cualquier otra persona, haga clic en esa celda, en lugar de la opción de escribir algo, aparecerá la lista de elementos que agregó. Si marcó la casilla "Mostrar texto de ayuda de validación", el texto que ingresó aparece cada vez que alguien hace clic en una de las celdas validadas.
Si ha elegido la opción "Mostrar advertencia", la introducción de datos no válidos activará la advertencia. Si alguien no está seguro de lo que significa la advertencia, simplemente debe colocar el mouse sobre la entrada marcada.
Si ha elegido la opción "Rechazar entrada", las personas también recibirán una advertencia y no podrán guardar los elementos no válidos.
Uso de colores para ordenar datos en una lista desplegable
Si desea que sea más fácil navegar por su hoja y agregar algunos colores a una lista desplegable, puede usar "Formato condicional". Siga los pasos a continuación:
- Seleccione las celdas que contienen la lista desplegable que quieren tener un color determinado.
- Haga clic derecho y seleccione "Formato condicional"> "Color único" o "Escala de colores".
- En el "Estilo de formato", seleccione un color o una escala.
- Haga clic en "Listo" (o "Agregar otra regla").
Qué más puede hacer con la validación de datos
Además de agregar listas desplegables a sus hojas, también puede usar la Validación de datos para otros fines. Éstas incluyen:
- Seguimiento de futuras tareas. En la validación de datos, seleccione la opción "fechas", configure el formato condicional como se explicó anteriormente y configúrelo para que todos los elementos que incluyan una fecha determinada se atenúen automáticamente.
- Establecer valores en casillas de verificación. Cuando agrega casillas de verificación a una lista desplegable, también puede asignarles valores, como "sí" o "no".
- Seleccione Validación de datos en el menú Datos.
- En Criterios, seleccione "Casilla de verificación".
- Seleccione "Usar valores de celda personalizados" y escriba "sí," no "o lo que desee.
- Evitar que otras personas se equivoquen con sus scripts o fórmulas. Utilice la opción "Rechazar entrada" para bloquear las celdas que desee mantener intactas.
Marque la diferencia con las listas desplegables
Con la opción de insertar listas desplegables, validar datos y mucho más, Google Sheets es una excelente alternativa gratuita a Microsoft Excel. La validación de datos lo ayuda a limitar los valores dentro de una celda a un rango o una lista de elementos que puede definir, cambiar o eliminar según sus necesidades. Si bien sus compañeros de equipo pueden insertar sus datos y contribuir a su proyecto, usted tiene la opción de evitar que arruinen una hoja compartida.
¿Ya intentó insertar una lista desplegable en Google Sheets? ¿Como le fue? Háganos saber en la sección de comentarios.
