Hojas de cálculo de Google es parte de la caja de herramientas de Google Drive que le permite ver y editar documentos de hojas de cálculo en tiempo real. Una de las principales ventajas de la herramienta es que guarda automáticamente todos los cambios que realiza en un documento.
Sin embargo, ¿cómo puede estar seguro de que una pérdida de conexión no hará que una parte de su trabajo sea inútil? No hay de qué preocuparse, ya que Hojas de cálculo también pueden funcionar sin conexión de forma eficaz.
Lea este artículo para conocer todo sobre las funciones de guardado automático y manual de Google Sheet, así como sobre cómo usar esta herramienta sin conexión.
La frecuencia de los guardados automáticos de Google Sheets
Al igual que Google Slides y Docs, Google Sheets guarda los cambios en su documento en tiempo real. Esto significa que se guardarán todos los cambios en el archivo (salir de una celda, agregar valor, cambiar el formato, insertar funciones).
La versión actualizada recientemente de Hojas de cálculo de Google no siempre le notifica que se está realizando el guardado automático en la parte superior de la pantalla. Cuando realiza acciones simples, como agregar valores numéricos o letras a las celdas, es posible que no reciba una notificación de autoguardado.
Por otro lado, la aplicación te notificará que el documento se está guardando cada vez que realices una tarea más compleja. Por ejemplo, si cambia el formato de la celda, agrega una tabla o inserta una función o fórmula.
Además, si le preocupa perder datos debido a una pérdida de conexión, sería mejor habilitar la opción de uso sin conexión en Hojas de cálculo de Google. Obtenga más información al respecto en la siguiente sección.
Cómo utilizar Hojas de cálculo sin conexión
Si habilita el uso sin conexión de Google Sheets, puede ver y modificar sus documentos incluso sin una conexión a Internet.
El documento sin conexión se sincronizará con la versión en la nube, por lo que Google Sheets se guardará automáticamente incluso cuando la conexión no funcione. Una vez que vuelva la energía, la versión en línea se actualizará con los cambios que ha realizado mientras estaba fuera de línea.
Asegúrese de tener una conexión la primera vez que desee habilitar el uso sin conexión. Además, debe usar Google Chrome y agregar la extensión oficial de Google Docs Offline. Luego, haz lo siguiente:
- Inicie sesión en su cuenta de Google en Chrome.
- Ve a la configuración de Google Drive
- Marca la casilla junto a la opción "Crear, abrir y editar tus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión".
- Abre tu Google Drive.
- Haga clic con el botón derecho en un archivo de hoja que desee usar sin conexión. Si desea guardar varios documentos, puede mantener presionada la tecla Ctrl (PC) o Comando (Mac) y hacer clic en otros archivos.
- Activa la opción "Disponible sin conexión".
- Regrese a su página de inicio de Google Drive.
- Haga clic en el botón "Vista previa sin conexión" en la parte superior de la página (la marca de verificación sobre una línea horizontal en un círculo).
- Alternar "Vista previa sin conexión".
La próxima vez que pierda la conexión, podrá acceder a su Google Drive mediante "Vista previa sin conexión". Podrá ver y editar todos los documentos que haya puesto a disposición sin conexión. Google Sheets seguirá guardando los cambios automáticamente después de cada actualización.
Ver historial de versiones
Con la reciente actualización de Google Sheets, las nuevas versiones del documento se registran con menos frecuencia. Esto hace que el seguimiento de los cambios menores sea un poco menos transparente que antes, pero guardará una nueva versión del documento después de cada cambio importante.
Además, puede guardar manualmente una versión para poder volver a ella en el futuro. Para hacer esto, necesita:
- Haga clic en el menú "Archivo" en la parte superior de su documento.
- Coloca el cursor sobre "Historial de versiones".
- Haga clic en "Nombre de la versión actual" cuando se expanda el menú.
- Asigne un nombre a la versión y confirme.
Si desea volver a una versión guardada anteriormente del documento, siga los dos primeros pasos anteriores y luego haga clic en "Ver historial de versiones". Para volver a una versión anterior, debe hacer lo siguiente:
- Haga clic en la versión deseada a la derecha de la pantalla.
- Haga clic en el botón verde "Restaurar esta versión" en la parte superior izquierda de la pantalla.
No hay necesidad de preocuparse por las sábanas
Cuando utiliza Hojas de cálculo de Google, no tiene que preocuparse por perder un trabajo valioso. La función de guardado automático debería funcionar automáticamente, registrando cada cambio que realice.
Si su hoja no se actualiza automáticamente, debe verificar la calidad de su conexión a Internet. Además, existe la posibilidad de que la función no funcione correctamente si la memoria caché de su navegador está sobrecargada. En ese caso, borrar el caché y el historial debería resolver el problema.
¿Guardas a menudo diferentes versiones de Hojas de cálculo de Google? ¿Con qué frecuencia restaura versiones anteriores del documento? Comparta su opinión en los comentarios a continuación.
