Si es un usuario habitual de Google Sheets, probablemente se haya encontrado con un problema en el que accidentalmente agregó entradas duplicadas a su hoja de cálculo. Esta situación puede alterar el conjunto de datos que tanto ha trabajado para armar. Es posible que no sepa que ocurrió la instancia, especialmente cuando su PC se vuelve loca o cuando golpea el trackpad en su computadora portátil.
En cualquier caso, es muy fácil pasar por alto algo cuando hay una gran cantidad de datos en su hoja de cálculo. Los resultados típicos incluyen errores de cálculo y celdas duplicadas que son difíciles de identificar cuando se busca el origen del problema.
Afortunadamente, existen varios métodos diferentes disponibles para resaltar los duplicados dentro de sus hojas de cálculo.
- Utilice la función de eliminación de duplicados incorporada.
- Utilice el resaltado para buscar duplicados.
- Copie celdas únicas y muévalas a una nueva hoja.
- Utilice un buscador de duplicados de terceros.
- Cree una tabla dinámica que cuente los duplicados de forma individual.
Los procesos anteriores facilitan la búsqueda de esas entradas duplicadas para que pueda eliminarlas o ignorarlas si coinciden pero no están duplicadas. Aquí tienes tus opciones.
Utilice la función Eliminar duplicados de Hojas de cálculo de Google
Ya sea que esté tratando de encontrar duplicados en una columna, dos columnas o una hoja de trabajo completa, la función Eliminar duplicados elimina con precisión las celdas con los mismos datos. Sin embargo, tenga en cuenta que elimina todos los duplicados, incluso si no están asociados con los mismos datos.
- Resalte las columnas que desea verificar en busca de datos duplicados.
- En el menú de la parte superior, seleccione Datos, y luego elige Eliminar duplicados.
- Aparecerá una ventana emergente de diálogo. Marque las casillas junto a cada columna de la lista que desee marcar, o puede marcar Seleccionar todo,y luego haga clic en Eliminar duplicados.
- Google Sheets muestra cuántas copias se encontraron y eliminaron para que pueda asegurarse de que el proceso funcionó como se esperaba.
El uso de la función "Buscar y eliminar duplicados" incorporada de Hojas de cálculo de Google es la forma más sencilla de eliminar los duplicados, pero a veces, es posible que desee revisar las copias antes de eliminarlas. Una excelente manera de hacerlo es resaltando el color.
Resalte los duplicados con colores para eliminarlos fácilmente
Cuando se trata de identificar errores en sus hojas de cálculo, usar aspectos destacados para destacar cualquier información incorrecta es otra buena manera de hacerlo.
- Abra su archivo de Hojas de cálculo de Google y seleccione la columna o columnas que desea ordenar.
- En la barra de menú en la parte superior, seleccioneFormato.
- En el menú desplegable, seleccione Formato condicional.
- Seleccione el rango que desee del nuevo menú que aparece.
- Bajo Reglas de formato, cambie la sección desplegable titulada Aplicar formato a las celdas si ... a La fórmula personalizada es.
- Pegue la siguiente fórmula en el cuadro ubicado debajo del La fórmula personalizada es opción:
= cuenta si (A: A, A1)> 1.
- Bajo la Estilo de formato sección, seleccione la Icono de color de relleno para resaltar su contenido con un fondo de celda amarillo (o cualquier color que elija).
- Haga clic en Hecho para guardar los cambios.
Su hoja de cálculo ahora resaltará sus celdas duplicadas en el color que eligió, y puede escanear la selección en busca de duplicados.
Nota: Es mejor resaltar las celdas de una columna que comienzan con la fila 1 en lugar de elegir celdas en el medio. A la fórmula no le gusta usar la fila 2 como primera columna. Faltó un par de duplicados en el campo seleccionado (A2: B9). Una vez que se agregó la fila 1 (A1: B9), encontró todos los duplicados. Vea las dos imágenes a continuación.
Imagen n. ° 1: muestra los duplicados perdidos al seleccionar celdas de la fila 2 como primeras celdas (A2 y B2):
Imagen # 2: muestra todos los duplicados al seleccionar las celdas de la fila 1 como las primeras celdas (A1 y B1):
Asegúrese de que los duplicados existentes sean correctos, ya que algunas copias no son copias en absoluto. Pueden ser el mismo número para dos cuentas, usuarios, empleados o cualquier otra cosa. Una vez que confirme las celdas de imitación que no necesita, elimínelas. Finalmente, puede cerrar el menú de formato y restaurar el color estándar en sus celdas.
Copie celdas únicas en Google Sheets para eliminar fácilmente los duplicados
Si prefiere ordenar sus datos sin procesar automáticamente, es mejor copiar todas las celdas únicas en lugar de duplicarlas. Este proceso ofrece clasificación y filtrado más rápidos. Si está seguro de que su información es correcta y prefiere eliminar los duplicados, pruebe el método siguiente.
- Abra el documento de Hojas de cálculo que desea ordenar y resalte la columna que desea editar. Este proceso registrará el rango de la columna para el siguiente paso.
- Después de resaltar una columna, haga clic en una en blanco donde desea que aparezcan las entradas únicas. Pegue la siguiente fórmula en el cuadro de entrada de fórmulas en la parte superior del documento:
= ÚNICO ()
- Escriba las coordenadas de celda de la columna original dentro del paréntesis, como: (
A3: A9).
- Pegar Ingresar para mover sus nuevos datos a la columna que designó anteriormente.
Una vez que esto esté completo, puede verificar las entradas manualmente o importar sus datos a su hoja de cálculo de trabajo.
Utilice un complemento de terceros para buscar y eliminar duplicados en hojas
Hay complementos en línea disponibles para usar con Google Sheets. Encontrará los complementos en Google Workspace Marketplace, incluidas herramientas para eliminar entradas duplicadas automáticamente.
Eliminar duplicados por Ablebits
Una herramienta útil conocida como Eliminar duplicados de Ablebits le permite encontrar rápidamente duplicados en toda una hoja de información o buscando hasta dos columnas a la vez.
Puede mover, eliminar y resaltar resultados. La herramienta incluye dos configuraciones de asistente: busque y elimine duplicados y encuentre celdas o cualidades únicas dentro de su documento. Estas dos opciones facilitan el seguimiento de la información sobre la marcha.
En general, el uso de una herramienta de asistente para encontrar su información podría valer la pena a largo plazo. Esta declaración es principalmente para usuarios que continuamente buscan duplicados en sus hojas de cálculo y prefieren dedicar su tiempo a otra cosa.
Use una tabla dinámica para buscar filas duplicadas en hojas
Una tabla dinámica es una herramienta conveniente para observar más de cerca los datos. Una tabla dinámica no elimina automáticamente celdas o filas duplicadas; proporciona un desglose de las columnas que tienen duplicados para que pueda ver manualmente sus datos y vea qué necesita eliminar, si es que necesita algo.
Crear una tabla dinámica es un poco más complicado que los otros métodos que se muestran en este artículo. Debe agregar una tabla dinámica para cada columna para asegurarse de que los resultados sean uniformes e identificar con precisión los duplicados.
Nota: Si no tiene nombres de columna en su hoja de cálculo, las tablas dinámicas no funcionarán con precisión para encontrar duplicados. Intente agregar una nueva fila temporalmente y luego nombre las columnas usando esa nueva fila.
Estos son los pasos para usar una tabla dinámica para identificar celdas o filas duplicadas.
- Seleccione todos los datos de la tabla, luego vaya a Datos> Tabla dinámica.
- Ajuste el rango de celda si es necesario, luego presione Crear.
- Seleccione Agregar junto a Filas. Este paso elegirá la columna para buscar duplicados. Sí, lo leiste bien. Seleccione la columna que desee en el menú desplegable. Si pierde el editor de tabla dinámica, haga clic en una celda poblada para recuperarla.
- Ahora, seleccione Agregar junto a Valores y elija la misma columna que la anterior, pero configúrela para resumir por CONTAR o CONTAR. Ya debería ser el predeterminado.
- La nueva tabla dinámica identificará los duplicados, como se muestra a continuación.
- Si tu quiero ver una columna diferente, puede rehacer los pasos anteriores (para conservar sus resultados anteriores) o volver a abrir el editor de la tabla dinámica y luego cambiar la tabla existente.
- La tabla dinámica cambiará para mostrar los nuevos ajustes.
Como se mencionó anteriormente, el método de la tabla dinámica es un poco más complicado. Aún así, le brinda un informe específico sobre las ubicaciones de sus entradas duplicadas, que puede ser muy útil para realizar análisis de datos. Para obtener más información sobre el uso de tablas dinámicas, consulte el tutorial de TechJunkie sobre cómo crear, editar y actualizar tablas dinámicas en Google Sheets.
En general, una celda duplicada en Hojas de cálculo de Google puede causar problemas con sus datos si no tiene cuidado, especialmente cuando intenta ordenar la información financiera en una hoja de cálculo útil.
Las causas más comunes de duplicados son:
- Varias personas agregaron el mismo cliente, factura, categoría, artículo, etc.
- Las importaciones de datos se agregan a los datos ya presentes por segunda vez.
- Las acciones de copiar / pegar agregaron entradas duplicadas.
Afortunadamente, identificar, eliminar y eliminar celdas de datos idénticas es sorprendentemente fácil en Google Sheets, algo que es positivo si está lidiando continuamente con hojas de cálculo en su flujo de trabajo diario. Si está buscando algo para ordenar mejor su contenido, siempre puede usar un complemento como Eliminar duplicados de Ablebits para asegurarse de que su información esté bien ordenada y organizada.
Terminando
¿Tiene alguna experiencia, consejos o preguntas sobre el uso de alguno de los métodos mencionados en este artículo? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.
