Es fácil olvidar quién tiene acceso a una hoja de Google si la utilizan muchas personas. Es posible que haya compartido la hoja de cálculo varias veces y ahora tenga problemas para recordar quién tenía permiso para usarla.
Es importante administrar sus Hojas de cálculo de Google y saber quién puede acceder a ellas. Pero el proceso para hacerlo es bastante simple. Siga leyendo para descubrir cómo se hace.
Cómo comprobar quién tiene acceso a Google Sheets
Existe una manera fácil de verificar manualmente quién tiene acceso a su hoja de Google. Para hacerlo, siga los pasos:
- Primero, abra la hoja que necesita.
- A continuación, haga clic en "Panel de actividad".
- Verá "Tendencia de espectadores" o "Tendencia de comentarios" a su izquierda. Ahora haz clic en él.
Nota: Asegúrese de que está utilizando su cuenta comercial y no la privada. Con una cuenta privada, no podrá ver el "Panel de actividad".
Además, puede filtrar la búsqueda por tiempo y limitar los resultados. Veamos cómo hacerlo:
- Haga clic en la "Flecha hacia abajo" en la parte superior derecha de la hoja.
- Elija el momento para filtrar la búsqueda.
¡Ahí tienes! Ahora sabe quién tiene acceso a su hoja de Google y cuándo obtuvo el permiso. De esta manera, siempre puede realizar un seguimiento de que las personas adecuadas pueden ver y editar su hoja de Google.
Permitir el acceso temporal a la hoja de Google
Restringir el acceso a las Hojas de cálculo de Google puede resultar muy útil si no desea que los clientes las utilicen una vez finalizado el trabajo. Puede establecer una fecha de vencimiento o simplemente finalizar el acceso a esa hoja de Google en particular. Así es cómo:
- Abre tu Google Drive
- Encuentra la hoja que necesitas.
- Haga clic derecho sobre él y seleccione "Compartir".
- Ahora escriba el nombre de la persona con la que desea compartir esta hoja.
- Para establecer la fecha de vencimiento, cambie el permiso a "Puede comentar" o "Puede ver".
- A continuación, toque "Enviar".
Una vez que complete estos pasos, debe repetir los primeros tres pasos. Verá la opción "Avanzado" en la parte inferior de la ventana. Debe hacer clic en él para ver la "Configuración para compartir". Si coloca el cursor sobre su nombre, aparecerá un cronómetro. Al hacer clic en él, puede establecer la fecha de vencimiento.
Habilitación del permiso de visualización
Puede proteger su hoja de Google para que no se modifique. Aunque es posible que haya dado acceso a varias personas, es posible que no desee que cambien el contenido del documento. La forma más sencilla de hacer esto es darles permiso de visualización únicamente.
Siga estos pasos para hacerlo:
- Abra la hoja que desea proteger.
- Navegue hasta "Datos" y desplácese hacia abajo hasta "Hojas y rangos protegidos".
- Aparecerá una barra en el lado derecho de la hoja.
- Ahora, haga clic en "Hoja" y seleccione la que necesita en el menú desplegable.
- Aquí tendrá que hacer clic en "Establecer permiso".
Aparecerá una ventana de "Permisos de edición de rango". En "Restringir quién puede editar este rango", haga clic en "Personalizado". Esto le permite decidir quién puede editar esta hoja específica. Anule la selección de todas las personas que no desea editar en su hoja de Google. Haga clic en "Listo" para terminar.
Ahora las personas aún pueden ver esta hoja de Google, pero no podrán realizar ningún cambio.
Protección de las celdas en la hoja de Google
Alternativamente, también puede permitir la visualización, pero también proteger algunas celdas o columnas. Esto es lo que tendrá que hacer:
- Abra la hoja.
- Seleccione las columnas que desea proteger para que no se modifiquen.
- Ahora haga clic en "Datos" y luego en "Hojas y rangos protegidos".
- Aparecerá una barra en el lado derecho de la hoja.
- Introduzca la descripción del comando, por ejemplo, "Sin edición".
- A continuación, haga clic en el botón verde "Establecer permisos".
- Aparecerá una ventana emergente. En "Restringir quién puede editar este rango", seleccione "Personalizado".
- Esto le permite decidir quién puede cambiar las celdas.
Si una persona sin permiso intenta cambiar el contenido de la celda, un mensaje en la Hoja le informará que no tiene permiso para hacerlo.
Habilitación de comentarios
A veces, necesita que otra persona comente sobre el contenido de la celda. Estos usuarios no tienen privilegios automáticos para hacerlo, pero puedes darles permiso. Lo que tendrás que hacer es convertirlos en "comentaristas". Para habilitar a un usuario con esta función, siga estos pasos:
- Abra la hoja, diríjase a "Archivo" y haga clic en "Compartir".
- Aquí puede agregar las direcciones de correo electrónico de las personas con las que le gustaría compartir la hoja.
- Una vez que agregue una persona, a la derecha verá un menú desplegable.
- En ese menú desplegable, seleccione "Comentarista".
- Finalmente, haga clic en "Enviar".
Habilitar la edición
Con permiso de edición, los usuarios de la hoja pueden cambiar el contenido de las celdas. Como propietario de la hoja, deberá permitir esta acción. Los pasos son muy similares a los descritos anteriormente:
- Abra la hoja, diríjase a "Archivo" y haga clic en "Compartir".
- Aquí puede agregar las direcciones de correo electrónico de las personas con las que le gustaría compartir la hoja.
- Una vez que agregue una persona, a la derecha verá un menú desplegable.
- Desde ese menú desplegable, seleccione "Editor".
- Finalmente, haga clic en "Enviar".
Limitación de permisos
Tu hoja de Google es una herramienta invaluable para almacenar datos. De vez en cuando, deberá compartirlo con otras personas. Si no recuerda a quién le dio permiso para ver la hoja, siempre puede consultar este artículo para obtener orientación.
Además, no tendrá problemas si desea proteger su hoja de cambios no autorizados o si desea permitir que los usuarios realicen cambios de celda ellos mismos. ¿Cuál de estas funciones es más importante para ti y por qué? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación.
